En Çok Kullanılan 3 Önceliklendirme Yöntemi
Gün, hafta, ay ya da bir proje içerisinden pek çok görevimiz olabiliyor, bu görevleri önceliklendirmek bazen kabusa dönüşen bir durum, bunun formal yöntemleri olduğunu yurtdışındaki firmalar ile iş görüşmesi yaparken anladım malesef ki ve herşey için çok geç olmuştu. Bu tip durumların önüne geçmek için tabi ki bunları araştırıp öğrendim, uygulama fırsatı buldukça da uygulamaya gayret ediyorum, bu aşamada teori kadar da pratik de olmak önemli.
Size bu yazımda en çok bilinen ve uygulanan 3 basit önceliklendirme methodundan bahsedeceğim.
1. Eisenhower Metodu
Amerikan Başkanı Dwight Eisenhower şöyle demiş;
“Benim iki tür problemim var: acil olanlar ve önemli olanlar. Acil olanlar önemli değil, önemli olanlar ise asla acil değil.”
Bu methodu uygulamak için önce her görevi aciliyet ve önemine göre değerlendirin. Sonra, görevlerinizi dört kategoriye yerleştirin:
Q1: Acil ve Önemli. Hemen harekete geçmeniz gereken görevler.
Örnekler: önemli toplantılar ve e-postalar, son tarihli projeler ve baskı yaratan müşteriler.
Q2: Acil Değil ve Önemli. Uzun vadeli misyonunuza, değerlerinize ve hedeflerinize katkıda bulunan görevler.
Örnekler: stratejik planlama, işe alma ve kişisel gelişim.
Q3: Acil ve Önemsiz. Dikkatinizi çekerler, bu yüzden önemli gibi görünebilirler — ama yapmanız gereken daha iyi şeyler var. Örnekler: seyahat rezervasyonu, mülakatların planlanması, bazı telefon görüşmeleri ve toplantılar.
Q4: Acil Değil ve Önemsiz. Toplam zaman kaybı. Örnekler: anlamsız e-postalar ve iş seyahatleri, amaçsız web taraması veya ölmüş bir projede çalışmak.
Öncelikle Q1 etkinlikleri üzerinde çalışın, böylece zaman sınırlarınızı korursunuz. Ardından, en verimli dörtgeniniz olan Q2 ye odaklanabilirsiniz. Bu matriksi günlük olarak çalıştırırsanız daha düzenli olacağınızı kısa sürede fark edersiniz.
2. MOSCOW Metodu
Bu tüm önceliklendirme methodları arasında en çok kullanılan method olabilir.
MoSCoW metodolojisi, görevlerinizi dört kategoriye ayıran basit bir önceliklendirme tekniğidir.
Yapılacaklar listenizdeki her görevi şu dört kategoriden birine atayın:
M — Yapmalı. Mutlaka yapmanız gereken görevler. Diğer görevlere geçmeden önce bunları tamamlamanız gerekiyor.(MUST)
S — Yapılmalı. Yapmanız gereken, ancak M görevlerinden daha düşük önceliğe sahip görevler. Projelerin başarısı için önemli ama kritik değil.(SHOULD)
C — Yapılabilir. Yapmak istediğiniz, ama eğer yapmazsanız büyük ihtimalle büyük bir sorun olmayacak görevler.(COULD)
W — Yapılmayacak. Yapmaya değmeyen görevler.(WON’T)
Her görevi bir kategoriye atadıktan sonra W görevlerinizi silin. Onlara ihtiyacınız olmayacak. Görev listeniz şimdi çok daha kısa olmalı.
Öncelikle M görevlerine odaklanın, ardından S görevlerine geçin. Ve eğer zamanınız varsa, C görevlerine geçin. Listenizi en üstten aşağıya doğru çalışarak her zaman en yüksek önceliğe sahip görevler üzerinde çalışıyorsunuz.
MoSCoW matriksinin en iyi tarafı, onu makro ve mikro ölçekte kullanabilmenizdir. Günlük veya haftalık görevlerinizi önceliklendirmek için kullanabilirsiniz. Ve gerçekten yüksek etkiye sahip görevlerinizi belirlemek için belirli bir projeye uygulayabilirsiniz.
3. 80/20 PARETO Metodu
Pareto İlkesi, “çıktının veya sonuçların %80'inin girdinin veya eylemin %20'sinden geleceğini” belirtir. Bu ilke aynı zamanda 80/20 kuralı olarak da bilinir.
Bu ilke görevin aciliyetini ve önemini dikkate almaz, çıktı ve performansa odaklanır. Pareto İlkesini görevlerinizi önceliklendirmek için uygulamak için, sonuçların büyük kısmını getiren görevleri bulun ve ardından bu görevlere odaklanın.
Yüksek etki görevlerinizi bulmak için şu adımları izleyebilirsiniz:
İlk olarak, hedeflerinize bakın. Bu hafta/ay/çeyrek neyi başarmaya çalışıyorsunuz? Bir hedef seçin.
Şimdi, ana listenize bakın. Her öğeyi gözden geçirin ve kendinize şu soruyu sorun:
Bu görev beni hedefime daha yakın mı getiriyor? Her öğe için evet veya hayır cevabını verin.
Sonra, “evet” cevabı verilen her görev için, göreve hedefinize olan etkisini 1 ile 10 arasında bir değer atayın. 1, hedefinize az etkisi olanı belirtirken 10, hedefinize en büyük etkiyi yapacak görevi belirtir.
En yüksek sayıya sahip olan 3 görev, yüksek etki görevlerinizdir.
Şimdi, derin çalışma seanslarınızı sadece bu 3 göreve odaklanarak yönlendirme zamanı geldi. Bu görevleri tamamlamadan başka bir şeyle uğraşmamalısınız.
Ayrıca Pareto metodu kısa vadeli görevlerinizi önceliklendirmek için de kullanabilirsiniz:
Eğer bu hafta yalnızca 3 şeye çalışabilseydiniz, bunlar neler olurdu?
Ya da:
Bugün sadece 1 şeye çalışabilseydiniz, o şey ne olurdu?
Önceliklendirme bitti. Artık çalışmanız gereken gerçek zamandasınız. Nasıl çalışacağınızı nasıl odaklanıcağınızı biliyor musunuz ? Bilmiyorsanız yorumlar kısmı ile beni bilgilendirin lütfen sizlere çalışma methodlarını anlatayım.
Okuduğunuz için teşekkür ederim, Cheers!
Kaan
BONUS! 5 adet bedava telefonlar için duvar kağıdı, hepsi benim tasarımım, AI destekli ve desteksiz :)
